Samstag, 21. Mai 2011

Organisieren mittels Kategorien

Im Internet und in Büchern kann man unterschiedliche Varianten finden, wie man Kategorien verwenden sollte. Allerdings kann ich keine Referenzen angeben.Darum hoffe ich mal das ich keinen Googleberg begehe, wenn ich jetzt meine Version hier veröffentliche.

Mein Grundkonzept, bei der Benennung der Kategorien, basiert auf der Domain und Email schreibweise.

Aufbau einer Domain ist [subdomain].[domainname].[thematische Zuordnung]
Beispiel: blog.info.org
Ist nicht ganz Original, aber es sollte den Aufbau erklären.
Eine Email sieht folgendermaßen aus: [Name der Person]@[Domainname].[thematische Zuordnung]
Beispiel: franz@info.org

Einfach erklärt, möchte ich etwas direkt mit einer Person klären schreibe ich eine Email.

Um dies nun auf Kategorien anzuwenden benutze ich folgendes Konzept.

Aufgaben, die an eine bestimmte Person gerichtet sind oder einen bestimmten Ort betreffen, werden einer Kategorie zugeordnet, die mit dem Zeichen @ beginnt. Beispiel @Franz, @Home

Alle anderen Aufgaben werden Kategorien zugeordnet, die mit einem # beginnen und nach dem Thema (möglichst abstrakt) benannt werden. Beispiel: #Organisieren

Wenn man das Konzept nun so anwendet fällt es schwer zu unterscheiden, welche Aufgaben privat oder beruflich sind. Da kommt die thematische Zuordnung ins Spiel. Dem Kategorienamen wird also eine Info angehangen, die eine Zuordnung zu einem Thema ermöglicht.
Beispiele:
@Franz.Privat
#Organisieren.Freunde

Alle Kategorien ohne Zuordnungsangabe beinhalten automatisch das Hauptthema. Normalerweise ist dies das Thema "Geschäftlich". Dies braucht somit nicht mit angegeben werden und ist somit implizit.

Um das ganze zusammenzufassen hier nochmal eine kleine Übersicht:

@ - Personen,Orte
# - Abstraktes Thema
. - Zuordnungsangabe

Somit könnte man auch nur ".Privat" als Kategoriename verwenden, wer dies benötigt. Allerdings wäre dies überflüssig, da man ja auch nach diesen Zuordnungsangaben filtern kann.

Wo liegt nun der Vorteil?

Wenn man Outlook verwendet kann man sich nun leicht Ansichten anlegen, die die Aufgaben und Emails gruppiert anzeigen. Dazu kann man dann noch Filter erstellen, die nach den entsprechenden Zuordnungseinheiten filtert.

Mit diesen Ansichten kann man sofort erkennen, welche Aufgaben man mit wem,wo oder wie bearbeiten muss.
Wenn man nun Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegt kann man je Gruppe unterscheiden, welche Aufgabe gerade wichtig ist und was z.B. am heutigen Tag erledigt werden muss.

Wer ein Blackberry nutzt kann nun auch leichter nach Aufgabengruppen filtern.

Wozu benötige ich Zuordnungen, wenn ich auch @Home anlegen kann?

Bei manchen Leuten ist es üblich Arbeit mit nach Hause zu nehmen. Dies würde dem @Home entsprechen.
Möchte man aber sich an den Müll wegbringen erinnern lassen, sollte die Kategorie @Home.Privat sein.