Samstag, 23. April 2011

Ist ein Termin eine Aufgabe, oder anders herum?

Schwierig scheint nicht nur die Abgrenzung zwischen Temin und Aufgabe, sondern auch die Rolle der Email dabei. Deshalb mal eine kurze Beschreibung:

  1. Termin
    Ein Termin ist ein Ereignis bei dem zu einer genau definierten Zeit (Datum) gehandelt werden muss. Eine persönliche Anwesenheit ist Pflicht. Selbst Geburtstagstermine gehören dazu. Dort möchte man sich ja erinnern lassen, dass man demjenigen (normalerweise) persönlich gratuliert.
  2. Aufgabe
    Eine Aufgabe ist eine Handlung, die bald stattfinden soll. Es kann ein Startdatum und/oder ein Fälligkeitstag festgelegt werden.
    Bei Aufgaben geht es darum eine Handlung zu erledigen. Wer die macht ist egal. Hauptsache die wird gemacht. Z.B. wenn sich ein Vater die Aufgabe "Müll raus bringen" definiert, aber dann seinen Sohn los schickt ist die Aufgabe danach erfüllt. :-)
  3. Email
    Mails sind Kommunikation, wie z.B. ein Telefonat. Man sollte Emails nie anders behandeln, da es sich um reine Kommunikation mit einem anderen Partner handelt. Notizen o.ä. mit in den Postkasten zu mixen erhöht die Unordnung und irgendwann (meist nach einem Urlaub) blickt man da nicht mehr durch.

Wie kann ich mich mit Hilfe von google Diensten organisieren?

Die meisten Leute wissen nicht wie sie sich am besten organisieren können, da sie die vielen Funktionalitäten nicht überblicken und steuern können.

Helfen kann da erstmal nur das Verständnis darüber, welche Daten man ablegen möchte.
Also wie will ich was verwalten. Folgend ein kleiner Überblick:
  1. Kommunikation 
    • EMails
    • Buzz
    • Blog
  2. Organisation 
    • Aufgaben
    • Kalender
  3. Verwaltung 
    • Lesezeichen
    • Drive
    • Notizbuch
  4. Information
    • Nachrichten
    • Maps
  5. Präsentation
    • Webseite
    • Blog
    • Google+

Probleme beim sich selbst organisieren

Google bietet einem viele Möglichkeiten sich zu organisieren. Die Google Dienste habe ich ja bereits vorgestellt. Nur leider fällt es vielen (wie auch mir) schwer Informationen zu verteilen und sich darüber zu organisieren. Das liegt daran, dass die Übersicht fehlt. Google bietet keine Möglichkeit, Daten anhand ihres Typs zu verwalten. Somit muss jeder selber entscheiden was er wo hinterlegt.
Dass heißt, Google gibt dir das Werkzeug und Ende.
Ich habe mittlerweile schon vieles gesehen, wie sich so mancher organisiert und war manchmal auch recht überrascht, wie kreativ manche sind, um an ihr Ziel zu kommen.
Bei GTD z.B. erledigt man alles über Emails. Aufgaben, Links, Notizen werden alle in Emails gepackt und zur eigenen Mailbox geschickt.

Man kann die Flut an Daten in unterschiedlichster Form bewältigen. Hier mal ein paar Beispiele:

Aufgaben im Notizbuch
Mal davon abgesehen, dass viele das Notizbuch nicht kennen, kann es schnell passieren, dass es als Aufgabenverwaltung missbraucht wird.
Allerdings gibt es dabei einen großen Nachteil. Man kann keine Zeiten angeben. Auch ist es schwer Aufgaben als erledigt zu kennzeichnen.

Aufgaben im Terminkalender
Aufgaben könnte man auch im Terminkalender eintragen. Da es keine Zeiteingabe gibt muss man diese als Tagestermin eintragen.
Allerdings ist es bei Aufgaben so, dass man nicht immer alle Aufgaben erledigen kann. Dann fängt das Verschieben an. Dann kann es schnell passieren, dass man eine Aufgabe übersieht.
Auch ist es hier schwer eine Aufgabe als erledigt zu markieren.

Aufgaben als Emails
Emails kann man auch als Aufgabensammlung verwenden, wenn man die Emails in entsprechenden Ordner “offen” und “erledigt” verschiebt. Doch ist es auch hier nicht so einfach ein Datum zu hinterlegen.

Notizen als Aufgaben 
Bevor man das Notizbuch bemüht, trägt man eine Notiz schnell mal als Aufgabe ein. Man denkt “hauptsache erstmal sichern”. Das Problem ist hierbei, dass meist mehr Notizen anfallen als Aufgaben. Dazu kommt, dass Notizen eigentlich nicht wie Aufgaben darauf ausgerichtet sind kurzlebig zu sein.

Notizen als Emails
Da die google Mailsuche sehr gut ist könnte man ja auch davon ausgehen Notizen als Email zu speichern. Allerdings sollte jedem klar sein, dass täglich mehr Emails rein kommen als Notizen erfasst werden. Dadurch kommt die Übersicht über die Notizen schnell abhanden. Auch wenn man mit Ordnern arbeitet müsste man die Notiz-Ordner gegen die Email Order abgrenzen und das klappt irgend wann nicht mehr.

Lesezeichen als Aufgabe
Jeder kennt es. Man findet eine Seite hat aber gerade keine Zeit sie durchzulesen. Was liegt da näher als diese Url als Aufgabe zu speichern. Allerdings wird man die Url nicht finden, wenn man Zeit hat, da man nicht in die Aufgaben schaut, zu einer Zeit zu der man Entspannung sucht.

Lesezeichen als Email
Gleiches, wie bei den Aufgaben, gilt auch für Emails. Allerdings gehen Url-Emails noch schneller unter.

Fotos in Email
Mancher speichert seine Fotos als Email. Auch diese gehen schnell in der Masse unter. Auch lassen sich diese aus den Emails heraus nicht für andere freigeben. Suchen ist auch schwierig, wenn man keinen vernünftigen Namen vergeben hat.

Termine als Aufgabe
Wer einen Termin bei den Aufgaben einträgt kann keine Zeiten definieren. Das heißt, man kann nur ganztägige Termine eintragen. Allerdings ist hier das Problem, dass man bei Aufgaben davon ausgeht, dass diese geschoben werden können. Einen Termin zu verschieben bedeutet, dass irgendjemand oder irgendetwas nicht über die Schiebung informiert wird.

Montag, 18. April 2011

Übersicht über die bekanntesten Google Dienste

UrlDienst
mail.google.comEmails
Buzz
Aufgaben
docs.google.comTextdokumente
Tabellendokumente
Präsentation
Formular
Zeichnung
picasaweb.google.comFotos veröffentlichen, aber auch bearbeiten
bookmarks.google.comLesezeichen
blogger.google.comBlog
calendar.google.comKalender
reader.google.comRss Feed Reader
news.google.deNachrichten
realtime.google.comWebsuche nach News aus Twitter, Facebook, Blogs usw.
translate.google.comÜbersetzen
maps.google.comLandkarte, Straßenkarte, Routenplaner
earth.google.deErddarstellung
books.google.comEingescannte Bücher lesen
sites.google.comWebseiten gestalten
sketchup.google.com3D-Grafiken erstellen
groups.google.comGruppen
www.google.de/igDashboard

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